ابزارها و اصول برنامه ریزی استراتژیک

در حالت ایده آل، یک استراتژی خوب باید با ابزارهای برنامه ریزی موثر همراه باشد. ابزارهای متعددی وجود دارد که می تواند در اجرای برنامه ریزی استراتژیک درگیر باشد. متداول ترین ابزارهای مورد استفاده عبارتند از: چشم انداز، متریک یا نمودار، تجزیه و تحلیل SWOT، تجزیه و تحلیل Pestle، نمودارهای Affinity، تجزیه و تحلیل پورتفولیو و نمودار روابط متقابل. هر کدام اهمیت خاص خود را دارند و روش خاصی برای گنجاندن آن در فرآیند برنامه ریزی دارند. ترکیبی عالی از همه این ابزارها به خوبی در مدل برنامه ریزی استراتژیک یک سازمان ادغام می شود.

1. چشم انداز: برای شروع، اولین ابزار چشم انداز/برنامه ریزی برای آینده است. با طوفان فکری شروع می شود که به تدریج منجر به تجسم طولانی مدت می شود که مورد نظر سازمان است. چشم انداز به سؤالات اساسی مانند آنچه که سازمان می خواهد در آینده به آن دست یابد، چه شکلی خواهد بود، چه تصویری در ذهن مشتریان بالقوه خود خواهد ساخت و چه کسانی باید مشتریان بالقوه باشند، پاسخ می دهد. به طور کلی، چشم انداز یک مکاشفه آینده نگرانه به تصویر و جایگاه فعلی سازمان می دهد.

• اهمیت چشم انداز: چشم انداز یک سازمان مهم ترین پایه و اساس است که تمام برنامه ها و چشم اندازهای بعدی آن را هدایت می کند.
  • چشم انداز به تعیین پروژه های استراتژیک که توسط سران سازمان انتخاب می شوند کمک می کند. اگر یک سازمان بدن انسان است، چشم انداز سر است.
  • رهبران سازمانی به چشم انداز نگاه می کنند و بیانیه خود را بر اساس آن طراحی می کنند تا رویکردی واقع بینانه برای سازمان داشته باشند.
  • چشم انداز مناسب همچنین به آنها انگیزه می دهد که به جای عقب نشینی یا گیج ماندن، با روحیه و علاقه خوب پیش بروند.
  • سازمان را در 5 سال آینده کجا می بینید؟
  • ذینفعان هدف شما چه کسانی هستند؟
  • دوست دارید دیگران شما را چگونه ببینند؟
  • چرا می خواهید کار خاصی را انجام دهید/به آن بپردازید؟
  • چگونه به هدف خود خواهید رسید؟

  هنگامی که رهبران پاسخ این سؤالات را دریافت کردند، هر یک از اعضا بیانیه های چشم انداز خود را یکی یکی یادداشت می کنند. این روند به صورت دور ادامه می یابد تا زمانی که تمام پاسخ های همه اعضا ثبت شود. پس از این، هیئت مدیره در مورد جوانب مثبت و منفی همه پاسخ ها بحث می کند و در نهایت یک بیانیه چشم انداز ارائه می کند. هنگام تهیه پیش نویس بیانیه چشم انداز، نکات زیر را در نظر داشته باشید:

  • از زبان ساده ای استفاده کنید که برای افراد مختلف قابل درک باشد.
  • باید برای جذب افراد جذاب و الهام بخش باشد.
  • باید زمینه وسیعی داشته باشد.
  • باید به زمان حال نوشته شود.

  نمونه هایی از چشم انداز:

  Oxfam - دیدگاه ما دنیایی عادلانه و بدون فقر است.

  بین المللی کودکان را نجات دهید- دنیایی که در آن هر کودک حق بقا ، حفاظت ، توسعه و مشارکت را به دست می آورد.

  2. معیارها/نمودارها: در حالت ایده آل ، یک برنامه استراتژیک بدون تعداد ، محاسبات و نمایش های گرافیکی ناقص است. اینها اغلب نادیده گرفته می شوند زیرا ممکن است مردم با ریاضیات اطمینان نداشته باشند. با این حال ، برای اثبات بیانیه بینایی ، مهم است که از طریق ارقام و معیارها توجیهی داشته باشید که در نهایت تعیین می کند که آیا این پروژه همانطور که برنامه ریزی شده است ، تأثیر مطلوبی خواهد گذاشت.

  • اهمیت معیارها و نمودارها: برنامه ریزی استراتژیک شامل دوره روزانه مسئولیت ها است. از آنجا که زمان ، انرژی و منابع سازمان محدود است ، بنابراین تیم رهبری باید عملکرد کلی پروژه های مختلف را ردیابی کند و آیا آنها اهداف تعیین شده را ارزیابی می کنند. با پیروی از معیارها ، رهبران سازمان های غیردولتی می توانند بدانند که چه موقع باید اقدام کنند ، چه زمانی تمرکز خود را از یک قسمت خاص به قسمت دیگر یا در بدترین شرایط برای متوقف کردن کل پروژه تغییر دهند. به عنوان مثال ، اگر سازمان های غیردولتی شما قصد دارد در بخش آموزش و پرورش کار کند ، رهبران تیم شما نگاهی به نمودار خواهند داد تا ببینند که آیا اهدا کنندگان و بودجه در بخش معین شاهد رشد پایدار هستند. در صورتی که نمودار پاسخ پایدار را نشان ندهد ، رهبران تکنیک ها و رویکرد خود را به سمت استراتژی خاص تغییر می دهند و به بخش دیگری که جذاب تر به نظر می رسد ، نگاه می کنند.
  • معیارها و نمودارها چگونه ساخته می شوند؟قبل از ایجاد یک متریک ، سازمان ها بهترین متریک را انتخاب می کنند که برای استراتژی آنها بسیار مهم است. سه نوع اقدامات مختلف برای ارزیابی پیشرفت سازمانی وجود دارد:
    • اقدامات نتیجه: اقدامات نتیجه در ارزیابی نتایج تلاش ها کمک می کند
    • اقدامات استراتژیک: اقدامات استراتژیک رهبران را قادر می سازد که آیا در جهت درست پیش می روند ، درک کنند
    • اقدامات فرآیند هسته: اقدامات فرآیند هسته اطمینان حاصل می کند که آیا سیستم ها در حمایت از رشد مطلوب کارآمد هستند.

    در شرایط و موقعیت های تغییر ، یا بیش از یکی از این معیارها برای ردیابی بهتر و ارزیابی نتایج باید مورد استفاده قرار گیرد. پس از انتخاب مناسب ترین متریک ، وقت آن است که یکی را ایجاد کنید.

    رهبران سؤالات خاصی می پرسند: نام متریک و آنچه در مورد سازمان نمایش داده می شود ، نوع داده هایی که باید از متریک و مکانی که داده ها پیدا می شوند ، نوع نموداری که به بهترین وجه نمایش داده می شودداده ها و روش های تفسیر اندازه گیری. برای پاسخ به سوال آخر ، آنها به اولین مورد اشاره می کنند. هنگامی که آنها زنجیره ای کامل از پاسخ های رضایت بخش را تشکیل دادند که به یک متریک ایده آل تبدیل می شود تا برای آن زمان مشخص انتخاب شود.

    3. تجزیه و تحلیل PESTEL: یک ابزار برنامه ریزی مهمی است که برای درک عوامل خارجی در سطح کلان خارجی که بر کار یک سازمان تأثیر می گذارد ، استفاده می شود. این یک ابزار استراتژیک مفید برای درک رشد یا کاهش بازار ، موقعیت تجاری ، پتانسیل و جهت برای عملیات است.

    • اهمیت PESTEL: نتیجه این تجزیه و تحلیل برای شناسایی تهدیدها و ضعف ها هنگام انجام تجزیه و تحلیل SWOT استفاده می شود.
    • چگونه می توان یک پستان را انجام داد؟اولین قدم هنگام انجام آفتاب ، درک تمام عوامل خارجی است که ممکن است بر کار سازمان شما تأثیر بگذارد. در تجزیه و تحلیل عوامل زیر ارزیابی می شود:
      • سیاسی- اینها عواملی را شامل می شود که با سیاست دولت ، طرح ها ، مالیات ، قوانین تجاری و غیره با توجه به کشور شما همراه است. عوامل سیاسی ممکن است تا حد زیادی بر کار شما تأثیر بگذارد.
      • اقتصادی- این عوامل مربوط به عوامل اقتصاد خارجی مانند بازارها ، در دسترس بودن بودجه ، نرخ بهره ، نرخ ارز ، تورم ، درآمد افراد و غیره است.
      • اجتماعی- این عوامل مربوط به اعتقادات ، آداب و رسوم ، نگرش ، سنت های یک مکان خاص است و تا حد زیادی بر کار سازمانی تأثیر می گذارد.
      • فن آوری- به جنبه های فناوری و تأثیر آنها اشاره دارد.
      • محیط زیست - اینها شامل تمام عوامل محیطی است که ممکن است بر کار سازمان شما تأثیر بگذارد. این موارد شامل شرایط آب و هوایی ، باران ، بلایای و غیره است که پتانسیل عظیمی برای تأثیرگذاری بر کار سازمان شما دارد.
      • عوامل حقوقی حقوقی شامل هنجارها ، گواهینامه ها ، رویه های قانونی مربوط به بهداشت و ایمنی ، حقوق مصرف کننده و قوانین و ایمنی محصول و غیره است.

      هنگامی که عوامل مختلفی را برای جمع آوری داده ها و انجام تحقیقات برای درک تأثیر عوامل در سازمان خود شناسایی کردید.

      4- تجزیه و تحلیل SWOT: تجزیه و تحلیل SWOT یکی دیگر از ابزارهای برنامه ریزی کارآمد است ، که در آن اعضا نقاط قوت ، ضعف ، فرصت ها و تهدیدات سازمان خود را لیست و ارزیابی می کنند. انجام تجزیه و تحلیل SWOT ابزاری بسیار مؤثر برای ارزیابی ، تجزیه و تحلیل سلامت فعلی سازمان شما و مدیریت موفقیت آمیز سازمان است. SWOT مخفف نقاط قوت ، ضعف ، فرصت ها و تهدیدها است.

       

      • اهمیت تجزیه و تحلیل SWOT: تجزیه و تحلیل SWOT به رهبران کمک می کند تا تصویری کلی از موقعیت فعلی سازمان خود را تهیه کنند تا بتوانند بر اساس وضعیت فعلی و مطابق با هدف مشترک خود ، برنامه عمل آینده خود را ابداع کنند. از طریق تجزیه و تحلیل ، رهبران اطلاعات ارزشمند و معتبری را دریافت می کنند که بیشتر برای رشد پروژه های داخلی با توجه به مواجهه با چالش هایی که مانع از کارآیی کامل آن می شود ، استفاده می شود.
      • تجزیه و تحلیل SWOT چگونه انجام می شود؟تجزیه و تحلیل SWOT شامل تمرکز عمیق بر روی حوزه داخلی و حوزه خارجی یک سازمان است. نقاط قوت و ضعف در یک سازمان است در حالی که فرصت ها و تهدیدات حول محیط رقابتی سازمان می چرخد. در محیط داخلی ، تیم رهبری ، نقاط قوت حیاتی سازمان را طوفان می کند و به دنبال راه هایی برای تبدیل شدن به یک مزیت رقابتی در بازار است. آنها همچنین نقاط ضعف کلیدی را برجسته می کنند و تلاش می کنند تا چنین بخش هایی را بهبود بخشند. آنها همچنین می توانند ضعف را به یک مزیت تبدیل کنند ، تنها با ترکیب مناسب برنامه ریزی و مهارت. در محیط خارجی ، رهبران بر همه روشهای ممکن برای حفظ و شکوفایی مشاغل در صنعت رقابتی تمرکز می کنند. آنها پیشنهاداتی را ارائه می دهند و لیستی با تأکید بر امیدوار کننده ترین فرصت ها و تهدیدهای مهلک برای یک شرکت ارائه می دهند. سپس فرصت ها و تهدیدهای کلیدی در برنامه کلی استراتژیک ترسیم و پیش بینی می شود. SWOT اساساً تجزیه و تحلیل موارد زیر است:

         

      • نقاط قوت: اینها عوامل مثبتی در سازمان هستند که به شما در دستیابی به اهداف و اهداف خود کمک می کنند.
      • نقاط ضعف: اینها به عوامل داخلی اشاره دارد که سازمان را در دستیابی به خروجی های مورد نظر مانع می کند.
      • فرصت ها: این عوامل بیرونی است که فراتر از کنترل شما هستند اما به احتمال زیاد شما را در نزدیکی به هدف پشتیبانی می کنند. تجزیه و تحلیل چنین عواملی و ادغام آنها در برنامه شما به شما کمک می کند تا از این وضعیت استفاده کنید.
      • تهدیدها: تهدیدها عوامل منفی خارجی هستند که ممکن است فعالیت های مداوم شما را به خطر اندازد. ارزیابی خطرات هنگام تهیه برنامه های خود بسیار ضروری است ، به طوری که می توانید از ابتدا استراتژی های کاهش ریسک را توسعه دهید.

      5- یک نمودار وابستگی: یک نمودار وابستگی برای کاهش تعداد زیادی از چیزها در دسته های سازمان یافته تر و مشابه مفید است تا بتواند آن را به راحتی کنترل کند. اصطلاح "وابستگی" به شباهت یا رابطه ذاتی اشاره دارد. این یک ابزار برنامه ریزی کارآمد برای گروه بندی ، طبقه بندی و ترکیب پروژه ها و ابتکارات گسترده آینده نگر به تعداد مناسب است.

      • اهمیت نمودار وابستگی: در نتیجه تجزیه و تحلیل SWOT ، تعداد زیادی از پروژه های داخلی و استراتژیک وجود دارد که باید انجام شود. نمودار وابستگی به گروه بندی مناسب و ترکیب این پروژه ها با ارائه ویژگی ها و ویژگی های مشترک کمک می کند. این امر به قرار دادن پروژه ها در دسته های تخصصی و تمرکز فقط در آن مناطق طاقچه کمک می کند. در نتیجه ، در جایی که تجزیه و تحلیل SWOT به 50 پروژه منجر می شود ، با استفاده از این ابزار ، رهبران می توانند فقط در 10-15 از آنها اولویت بندی کنند.
      • نمودار وابستگی چگونه ساخته می شود؟کل تیم رهبری با هم جمع می شوند و با نوشتن تمام ابتکارات یا پروژه های آینده نگر بر روی یک یادداشت چسبنده 3x3 و سپس قرار دادن خودسرانه یادداشت ها را روی یک نمودار نمودار. تیم سپس در اطراف نمودار تلنگر جمع می شود و این یادداشت ها را تحت یک گروه/موضوع بزرگتر به روشی منطقی طبقه بندی می کند. با استفاده از این مطالعه دقیق ، این فرایند وضوح و سادگی بیشتری را در یک پروژه به وجود می آورد. هنگامی که کل تیم ارتباط احتمالی بین یادداشت های چسبنده را برطرف کرد و یادداشت ها از حرکت متوقف شده اند ، این روش به پایان می رسد.

      6. Digraph interrelation: از بین تمام پروژه های مهم ، رهبران سازمانی فقط باید چند پروژه اساسی را تشخیص دهند. Digraph همبستگی در شناسایی آن چند پروژه از مهمترین آنها کمک می کند.

      • اهمیت Digraph interrelation: این ابزار منحصراً برای مقایسه تمام مشکلات و فرصت ها در بین پروژه ها طراحی شده است و از این طریق پروژه های کلیدی را که در ایجاد حداکثر تأثیر بر دیگران کمک می کند ، شناسایی می کند.
      • Digraph همبستگی چگونه ساخته می شود؟پس از آنکه تیم رهبری پروژه های بالقوه یا ابتکارات استراتژیک خود را با کمک نمودار وابستگی طبقه بندی کرده است ، آنها به سمت ایجاد نمودار روابط متقابل می روند. برای این کار ، تیم تمام نت های چسبنده باقیمانده را پس از فرآیند وابستگی جمع می کند و آن را به شکل مربعی در اطراف نمودار تلنگر قرار می دهد. آنها از یک گوشه شروع می کنند و در اطراف میدان کار می کنند ، آنها هر پروژه را با سایرین با سؤال در مورد وجود روابط قوی بین هر دو ابتکار و ابتکاراتی که رابطه علت و معلولی دارند ، مقایسه می کنند. هنگامی که هیچ رابطه یا رابطه قوی تری قابل مشاهده نیست ، تیم به حرکت در می آید.
      • به منظور شناسایی روابط علت و معلولی ، تیم با نشان دادن سر فلش به سمت پروژه که تحت تأثیر قرار می گیرد ، یک فلش را بین دو پروژه (یکی ، با تأثیر و دیگری که تحت تأثیر قرار می گیرد) ترسیم می کند. هنگامی که رهبران با تمام مقایسه ها انجام می شوند ، تعداد فلش های خارج از هر پروژه را می شمردند. پروژه هایی که حداکثر تعداد فلش دارند ، در صورت انتخاب برای طرح پروژه ، نتایج تولیدی دارند. بنابراین ، تیم ضمن تدوین برنامه ریزی استراتژیک ، این ابتکارات را در نظر می گیرد.

      7. تجزیه و تحلیل نمونه کارها: تجزیه و تحلیل نمونه کارها به فرآیند تجزیه و تحلیل پروژه ها/برنامه های گذشته و حال در حال انجام یک سازمان غیردولتی و ارزیابی عملکرد هر یک اشاره دارد. تجزیه و تحلیل نمونه کارها یک روش سیستماتیک برای تجزیه و تحلیل مجموعه خدمات است که توسط یک سازمان غیردولتی انجام می شود.

      • اهمیت تجزیه و تحلیل نمونه کارها: این مدیریت ارشد را ترغیب می کند تا کلیه برنامه ها و پروژه ها را بصورت جداگانه ارزیابی کند و بر این اساس منابع را برای آنها اختصاص دهد.
      • چگونه می توان تجزیه و تحلیل نمونه کارها را انجام داد؟اولین قدم در تجزیه و تحلیل نمونه کارها ، شناسایی بخش ها ، پروژه ها و خدماتی است که سازمان های غیردولتی از آن استفاده می کنند. پس از شناسایی همه برنامه ها ، باید آنها را به چهار دسته زیر طبقه بندی کنید:
        • پروژه های ستاره یا پروژه های قوی- این موارد به پروژه ها و فعالیت هایی که در گذشته موفق بوده اند اشاره دارند و همچنین در حال حاضر به همان اندازه خوب عمل می کنند.
        • علائم سؤال یا پروژه های جدید- این پروژه ها و مفاهیم جدیدی هستند که اکنون آزمایش نشده اند. شما پروژه ها را توسعه داده اید اما مطمئن نیستید که آنها موفق خواهند بود یا نه.
        • سنگهای بنیاد- این پروژه هایی هستند که سابقه دریافت بودجه را دارند و امنیت مالی و/یا اعتبار خود را به سازمان های غیر دولتی ارائه می دهند.
        • اردک های مرده- این پروژه ها هم از نظر زمان و هم از نظر منابع جامع هستند اما هیچ ارزشی به سازمان های غیر دولتی اضافه نمی کنند.

        بر اساس تجزیه و تحلیل و طبقه بندی پروژه ها و خدمات می توانید بدانید که کدام پروژه ها به توجه نیاز دارند و کدام یک را باید از لیست جدا کنید.

        4. 2 اصول برنامه ریزی

        برای شما بسیار مهم است که قبل از شروع روند کار ، اصول اساسی برنامه ریزی استراتژیک را درک کنید. کارشناسان در زمینه مدیریت سازمان های غیردولتی و دولت چند اصل اساسی را برای برنامه ریزی استراتژیک پیشنهاد می کنند که به شما در روند برنامه ریزی کمک نمی کند بلکه اطمینان حاصل می کند که برنامه ریزی منجر به موفقیت در آینده می شود. برای جلوگیری از سخت کوشی و زمان بیهوده ، اصول زیر را در فرایند برنامه ریزی ادغام کنید.

        • رهبران برای رهبری آن: برنامه ریزی استراتژیک برای رهبران و مدیریت عالی سازمان های غیردولتی شما اساسی است. این مسئولیت و وظیفه تیم مدیریت ارشد است که در این روند کاملاً مشارکت و پاسخگو باشد. از آنجا که تصمیم نهایی توسط آنها گرفته می شود ، لازم است که آنها کاملاً درگیر روند برنامه ریزی باشند.
        • کارکنان باید این طرح را داشته باشند: برنامه استراتژیک هنگامی که توسط کارکنان اتخاذ شود ، تنها خواهد بود ، بنابراین کارمندان را درگیر این روند می کنند. کارکنان شما باید به این طرح احترام بگذارند و به شما در اجرای کامل آن کمک کنند. مگر اینکه کارکنان شما از برنامه استراتژیک برخوردار باشند و از آن پیروی کنند ، سازمان شما به هدف مورد نظر نمی رسد. به یاد داشته باشید که اعضای رهبر و ارشد تیم نه تنها در مورد سازمان بلکه برای کارکنان نیز مسئول هستند ، بنابراین کارکنان شما باید در روند برنامه ریزی شرکت کنند.
        • تجزیه و تحلیل ذینفعان: برای شما مهم است که بفهمید ذینفعان شما از شما چه انتظاری دارند ، و بنابراین باید آنها را در این روند درگیر کنید. در طول بحث و گفتگو با این ذینفعان می توانید بفهمید که به عنوان سازمانی که انتظار می رود چه کاری انجام دهید. بر این اساس می توانید از طریق این بحث ها ، روند کار آینده خود را تصمیم بگیرید.
        • برنامه را ساده نگه دارید: فرآیند برنامه ریزی باید ساده نگه داشته شود ، با استفاده از ابزارهای فنی ، جارگون ها و غیره ، آن را به طور غیر ضروری پیچیده نکنید. این به سازمان در رسیدن به اهداف مورد نظر کمک می کند.

        با کمک ابزارهای برنامه ریزی فوق و اصول برنامه ریزی ، متفکران استراتژیک یک سازمان می توانند به مراحل مختلف فرآیند برنامه ریزی استراتژیک پیش بروند.